Shared inbox für Immobilien-Teams, die als Erste antworten
Eine leads@-Adresse für das ganze Büro - jede Anfrage innerhalb von Minuten zugewiesen, jeder Besichtigungsthread mit festem Ansprechpartner.
Das E-Mail-Problem in der Immobilienbranche ist die Geschwindigkeit. Eine Objektanfrage, die in fünf Minuten beantwortet wird, führt zu einer Besichtigung. Dieselbe Anfrage erst morgen beantwortet, wird zum Kunden eines anderen. Eine Shared Inbox für Immobilien gibt jeder Anfrage, Besichtigungsbitte und Transaktion eine feste Zuständigkeit - damit Käufer und Verkäufer schnell Antwort erhalten, von genau einer Person.
Die meisten Büros verwalten leads@ oder info@ auf dieselbe Weise: ein Postfach, ein gemeinsames Passwort und wer gerade am Schreibtisch sitzt. Portalbenachrichtigungen stapeln sich unter Schlüsseltresor-Bestätigungen, die Finanzierungsfrage eines Käufers bleibt während einer Besichtigung ungelesen, und zwei Makler antworten demselben Verkäufer gelegentlich mit zwei verschiedenen Besichtigungsterminen.
Daran ist niemand schuld. Das passiert mit einem normalen Posteingang, wenn ein Team dahintersteht.
Was Immobilien-Teams wirklich brauchen
Schnelle Reaktionszeit, auch abends und am Wochenende. Portale senden dieselben Käufer an mehrere Makler gleichzeitig, und wer als Erstes hilfreich antwortet, bekommt meist den Besichtigungstermin. Die Anfragen, die über den Monat entscheiden, treffen am Samstagnachmittag ein, nicht am Dienstag um zehn - deshalb muss das Tool schnelle Antworten genau dann einfach machen, wenn niemand im Büro sitzt.
Eine zuständige Person pro Käufer und Verkäufer. Eine Transaktion ist eine einzige lange Unterhaltung, zu der im Laufe der Zeit Banken, Gutachter und Notare hinzukommen. Wenn drei verschiedene Personen in diesem Verlauf mitlesen und mitmischen, werden Details erneut erfragt und Vertrauen geht verloren. Jeder Käufer und Verkäufer sollte wissen, wer die Akte bearbeitet.
Besichtigungskoordination, die reibungslos läuft. Terminverschiebungen, Bestätigungen, Zugangshinweise - kleine Nachrichten mit hohen Kosten, wenn eine untergeht. Eine Besichtigungsanfrage, die einen Tag lang liegen bleibt, wird meist zur Besichtigung eines anderen Objekts.
Antworten aus dem Auto statt vom Schreibtisch. Makler sind unterwegs zu Besichtigungen oder stehen im Stau dazwischen. Software, die einen Schreibtisch und eine ruhige Stunde voraussetzt, passt nicht dazu, wie Immobilien verkauft werden.
Weniger wiederkehrende Antworten. Hausgeld, Schulbezirke, Finanzierungsschritte, Nebenkosten - bei jedem Objekt kommen dieselben Fragen, und sie jedes Mal neu zu tippen kostet wertvolle Feierabendzeit.
Wie inrelay passt
inrelay ist ein gemeinsamer Posteingang für Immobilienteams, der leads@ in eine Warteschlange mit Zuständigen, Statusanzeigen und - in jedem Tarif - einem Antwortentwurf verwandelt, der auf die menschliche Freigabe wartet. Anforderung für Anforderung:
Zwei Dinge solltest du wissen. Der KI-Agent - wiederkehrende Entwürfe, Priorisierung und Weiterleitung - läuft in jedem Tarif, einschließlich Free, und nutzt ein monatliches Guthaben an KI-Credits. Ist es aufgebraucht, pausiert der Agent und der Posteingang läuft weiter. Und weil die Preise pauschal pro Account gelten und Teammitglieder nie berechnet werden, führt das Hinzufügen aller Mitarbeiter im Büro zu keinerlei Zusatzkosten auf der Rechnung.
Ein Beispiel-Arbeitsablauf, von Anfang bis Ende
Wie eine Objektanfrage aussieht, wenn ein gemeinsamer Posteingang für Immobilien seinen Zweck erfüllt.
16:05 Uhr - die Anfrage trifft ein
Ein Käufer fragt über ein Portal nach einem Objekt; die Benachrichtigung trifft bei leads@ ein. Die Sortierung verschlagwortet sie als neuen Lead und leitet sie an die zuständige Person weiter, die am anderen Ende der Stadt gerade einen Besichtigungstermin leitet.
16:07 Uhr - ein Entwurf wartet
Das Telefon der Maklerin zeigt einen Antwortentwurf im Tonfall des Teams mit zwei Besichtigungsfenstern für morgen. Sie passt eine Uhrzeit an, gibt ihn frei, und der Käufer erhält eine Rückmeldung, während die automatischen Antworten anderer Makler noch versprechen, sich zu melden.
Sonntag - der Verlauf entwickelt sich
Der Käufer bestätigt eine Besichtigung und fragt nach Hausgeldgebühren. Jemand aus dem Team öffnet den Verlauf, sieht den Namen der zuständigen Person und eine Notiz - „Verkäufer prüft Angebote am Montag“ - und lässt die Nachricht unangetastet.
Nach der Besichtigung - nichts geht verloren
Wenn der Käufer sich zwei Tage lang nicht meldet, rückt der wartende Verlauf nach oben in der Warteschlange, statt in Vergessenheit zu geraten - und eine optionale CSAT-Umfrage kann folgen, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
Integrationen, die hier zählen
Die reine Wahrheit: inrelay hat heute keine direkten Integrationen für MLS, CRM oder Transaktionsmanagement, und diese Seite wird nicht so tun, als wäre es anders. Was es hat, ist der Kanal, über den fast der gesamte Lead-Fluss im Immobilienbereich bereits läuft - E-Mail - und das deckt mehr ab, als man erwartet:
- Benachrichtigungen zu Portal-Leads. Anfrage-E-Mails von Portalen, Besichtigungsbestätigungen und telefonische Anfragen, die per E-Mail benachrichtigen, landen alle im gemeinsamen E-Mail-Posteingang, werden sortiert und erhalten wie jede andere Unterhaltung eine zuständige Person.
- Live-Chat auf deiner Immobilien-Website. Das Chat-Widget erreicht Interessenten am Abend, die keine E-Mail geschrieben hätten, und der Chat landet in derselben Warteschlange wie leads@.
- Eine Wissensdatenbank auf deiner eigenen Domain. Leitfäden für Käufer und Verkäufer, die wiederkehrende Fragen beantworten, bevor sie zu Nachrichtenverläufen werden.
- Keine direkte MLS- oder CRM-Synchronisierung - Tools wie Follow-up Boss oder Dotloop sind aktuell nicht nativ angebunden. Wenn dein Arbeitsablauf davon abhängt, sag uns, welches du nutzt; das beeinflusst direkt unsere Roadmap.
- Instagram DM - wo viele Anfragen zu Immobilienangeboten beginnen - ist in Entwicklung.
Andere Teams, dieselben Anforderungen.
Die Branche ändert sich, das Problem im Posteingang bleibt. Erfahre, wie derselbe gemeinsame Posteingang zu anderen Arbeitsweisen passt.
Jede Lösung
Die vollständige Übersicht aller Teams, für die inrelay entwickelt wurde, an einem Ort.
Alle Lösungen → LOGISTIKLogistik
Frachten, Frachtführer, Ablieferbelege und Ausnahmen - ein dispatch@, bei dem kein Verlauf verloren geht.
Für Logistik → STEUERBERATUNGBuchhaltungsbüros
Mandantenverläufe mit Zuständigen, sichtbaren Fristen und einem zentralen Posteingang zum Quartalsende.
Für Steuerberatungen → RECHTKanzleien
Aktenkorrespondenz mit Namen in jedem Verlauf und Notizen direkt daneben.
Für Kanzleien →Beantworte die Anfrage von 16:00 Uhr bis 16:07 Uhr.
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